Übersicht
Alle laufenden Audits auf einen Blick.
Verwaltung
Wer arbeitet an welchem Audit, mit welchem Zugang, und wie viel Zeit steckt schon drin.
Einstellungen
Mitarbeiter, Kalender und Stammdaten an einem Ort.
Mitarbeiter
Wer intern mit dem Werkzeug arbeitet. Neue Mitarbeiter bekommen eine Einladung per E-Mail und legen ihr Passwort selbst fest; es wird nie ein Passwort übergeben oder verschickt. Welche Akten jemand sieht, bestimmt die Zuordnung in der jeweiligen Akte.
Kunden
Jeder Kunde bekommt eine eigene Akte. Das Anlegen öffnet das Formular in der Kundenliste.
Kalender-Verbindungen
Google-Kalender, gegen die die Terminbuchung prüft — je Person eine Verbindung mit eigenem Erneuerungs-Schlüssel. Der Schlüssel wird nur beim Anlegen übergeben und nie wieder angezeigt. Freimuster sind Titel-Teile, die einen Slot NICHT blockieren.
Mein Konto
Dein Name und deine Anmeldedaten. Änderst du E-Mail oder Passwort, brauchst du dein aktuelles Passwort.
Profil
Anmeldung
Mit der E-Mail meldest du dich an. Nach einem Passwortwechsel bleiben andere Geräte abgemeldet; diese Sitzung läuft weiter.
Kunden
Jeder Kunde hat eine eigene Akte mit allem, was zum Audit gehört.
Kunde anlegen
Wo das Audit steht
Eckdaten
Wochenbericht
Entsteht jeden Freitag um 15 Uhr automatisch aus dem Stand der Akte und geht an die Zugänge der Geschäftsleitung. Die Terminkoordination bekommt ihn nicht — er nennt Befunde und Kosten. Hier kannst du ihn vorab prüfen.
Leer lassen heißt: ab der Freigabe der Aufnahme-Phase. Liegen zwischen Kickoff und Arbeitsbeginn Wochen, hier den echten Starttag eintragen, sonst gehen leere Berichte raus.
Akte löschen
Entfernt diesen Kunden endgültig: Akte, Dokumente, Berichte, Termine, Befunde, Zahlen und alle Kundenzugänge. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Befunde
Befund anlegen
Auswertung
Ein Dokument aus der Akte auswerten lassen: der Assistent liest genau dieses eine Dokument und schlägt Befunde mit Beleg und Fundstelle vor. Übernommen wird nichts automatisch, jeder Vorschlag landet als Entwurf und wird von uns geprüft.
Folgefragen ist der Lupe-Durchgang vor dem Analysetermin: aus einem eingegangenen Fragebogen entsteht ein Gesprächsleitfaden (Befund-Ansätze plus 2–3 Folgefragen unter jeder Antwort) als Dokument im Bereich „Auswertung“ — nie direkt vom Bogen zu fixen Befunden.
Bündel
Befunde werden zu Anwendungsfällen gebündelt und als Bündel bewertet, sonst zählt derselbe Hebel mehrfach.
Was die heutigen Abläufe kosten
Gebundene Arbeitszeit je Monat, im Zahlen-Termin gemeinsam mit dem Kunden eingestellt. In diesem Schritt geht es nur um Zeit und Kosten, nicht um Lösungen. Nach der Freigabe kann der Kunde 24 Stunden lang selbst nachjustieren, danach stehen die Zahlen fest.
Kostenposten anlegen
Stundensätze je Abteilung
Vollkosten je Stunde. Ohne Satz zählt ein Posten nur in die Stunden, nicht in die Summe.
Termine
Jede angehakte Person bekommt die Einladung als Outlook-Termin mit Teams-Link; unser Team ist automatisch dabei. Wer hier fehlt, wird unter „Rollen" als Person angelegt. Bei Analyse- und Folgeterminen geht zusätzlich der Fragebogen raus.
Buchbare Zeiten für den Kunden
Gib Tage und Stunden frei, aus denen der Kunde seine Analyse- und Folgetermine selbst bucht. Slots, die in unserem Kalender belegt sind, bekommt er gar nicht erst zu sehen. Vorlauf: mindestens zwei Werktage.
So sieht es der Kunde
Fragebögen
Bei jeder Portal-Buchung geht der passende Bogen automatisch raus (Geschäftsleitung oder Mitarbeiter, Frist ein Werktag vor dem Termin). Hier kannst du zusätzlich einzeln versenden — z. B. die Bestandsaufnahme an die Leitung ohne Termin. Erinnerungen laufen automatisch (3 Tage und 1 Tag vor der Frist).
Dokumente
Rollen beim Kunden
Die Rolle entscheidet, was ein Zugang sieht: die Geschäftsleitung alles (Vertrag, Befunde, Zahlen, Wochenbericht), die Terminkoordination nur Termine, Mitarbeiter und die eigenen Uploads. Umstellen wirkt sofort. Neue Zugänge werden eingeladen — die Person bekommt einen Einmal-Link per E-Mail, legt ihr Passwort selbst fest und landet direkt in ihrer Sicht. „Ohne Einladung anlegen" zeigt das Passwort genau einmal an (für den Kickoff am geteilten Bildschirm).
Zugang anlegen und einladen
Rollen intern
Wer dieses Audit führt (Auditor) und wer zuarbeitet (Junior). Die Geschäftsführung führt implizit jedes Audit.